Πηγή φωτογραφίας: istock.com

Η αποτελεσματική επικοινωνία έχει να κάνει με τη σύνδεση μεταξύ των ανθρώπων που επιτρέπει την ανταλλαγή σκέψεων, συναισθημάτων και ιδεών και οδηγεί σε αμοιβαία κατανόηση.

Η ανταλλαγή αυτή συμβαίνει όταν κάποιος επικοινωνεί κάτι, λεκτικά, μη λεκτικά ή γραπτά και κάποιος άλλος απαντά. Ακούγεται εύκολο, όμως δεν είναι και τόσο απλό.

Οι άνθρωποι τείνουμε να θεωρούμε τη διαδικασία της επικοινωνίας ως δεδομένη. Δηλαδή, θεωρούμε ότι η επικοινωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων ανθρώπων δεν είναι μεγάλη υπόθεση. Απλά συμβαίνει. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι πολύ διαφορετική. Η επικοινωνία είναι εντυπωσιακά περίπλοκη.

Παράγοντες που επηρεάζουν την αποτελεσματική επικοινωνία

Υπάρχουν εσωτερικοί, αλληλεπιδραστικοί και εξωτερικοί παράγοντες που καθορίζουν αν η επικοινωνία είναι επιτυχής ή όχι.

Οι εσωτερικοί παράγοντες επηρεάζουν κάθε άτομο που συμμετέχει στη διαδικασία επικοινωνίας μεμονωμένα. Για παράδειγμα, διαφορετικοί άνθρωποι μπορεί να αντιδράσουν µε τελείως διαφορετικούς τρόπους στο ίδιο μήνυμα για διάφορους προσωπικούς λόγους. Επομένως, η προσωπικότητα, τα βιώματα, τα κίνητρα και η συναισθηματική κατάσταση μπορούν να επηρεάσουν τη διαδικασία.

Υπάρχουν επίσης και οι αλληλεπιδραστικοί παράγοντες. Αυτοί οι παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες αποστέλλονται και λαμβάνονται μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων.

Τέλος, υπάρχουν οι εξωτερικοί παράγοντες. Οι εξωτερικοί παράγοντες επηρεάζουν το βαθμό στον οποίο το φυσικό περιβάλλον ευνοεί, ή όχι, την αποτελεσματική επικοινωνία.

Βεβαίως, υπάρχουν επίσης ορισμένες αρχές στη διαδικασία επικοινωνίας, καθώς και δεξιότητες που μπορούμε να μάθουμε και να εξασκήσουμε.

Γνωρίζοντας τις αρχές και εφαρμόζοντας τις δεξιότητες, μπορούμε να μειώσουμε την πιθανότητα παρεξήγησης και σύγκρουσης και να αυξήσουμε τις πιθανότητες επιτυχούς και αποτελεσματικής επικοινωνίας.

Αρχές της επικοινωνίας:

Το μήνυμα που στέλνεται, δεν είναι απαραίτητα το μήνυμα που φτάνει στον παραλήπτη:

Συχνά θεωρούμε ως δεδομένο πως το άτομο που επικοινωνεί κάτι ξέρει ακριβώς τι εννοούσε. Ωστόσο, αυτό που ακούει και κατανοεί το άλλο άτομο μπορεί να είναι πολύ διαφορετικό.

Αυτό που επικοινωνεί κάποιος, ενδέχεται να μην είναι το μήνυμα που λαμβάνεται.  Αυτό συμβαίνει γιατί οτιδήποτε λέγεται περνά από ένα φιλτράρισμα σκέψεων και συναισθημάτων,  τόσο του ομιλητή όσο και του ακροατή. Για παράδειγμα, όταν κάποιος επιστρέφει στο σπίτι απογοητευμένος ή θυμωμένος από την εργασία του, μπορεί να μεταδώσει θυμό ή ανυπομονησία στους άλλους, παρόλο που αυτό μπορεί να μην ήταν πρόθεση του.

Το μήνυμα επίσης περνά μέσα από το φίλτρο των σκέψεων και των συναισθημάτων του ακροατή. Για παράδειγμα, αν ένας σύντροφος ή ένα παιδί πιστεύει πως κάποιος θα είναι θυμωμένος, μπορεί να ακούσει ουδέτερες ή ακόμη και θετικές δηλώσεις, ως σκληρές ή θυμωμένες.

Υπάρχει σημαντικό περιθώριο για παρεξήγηση μεταξύ του τι προτίθεται να πει ο ομιλητής, του τι πραγματικά λέει και του τι ακούει ο ακροατής.

Όσο λιγότερη συνειδητή προσοχή δίνει ο ομιλητής ή και ο ακροατής όταν αποστέλλεται ένα επικοινωνιακό μήνυμα και όσο πιο συναισθηματικά φορτισμένο είναι το θέμα, τόσο πιθανότερο είναι ότι θα υπάρξει αποσύνδεση μεταξύ των μελών.

Δηλαδή, όσο αποσπάται η προσοχή τους, τόσο περιπλέκονται το τι σκοπεύει να πει ο ομιλητής, τι πραγματικά λέει και τι ακούει ο ακροατής.

Ο μόνος τρόπος για να βεβαιωθούμε ότι αυτό που λέμε είναι το ίδιο με αυτό που αντιλαμβάνεται το άλλο άτομο είναι μέσω της διαδικασίας ανατροφοδότησης.

Δηλαδή, μπορούμε να αντιληφθούμε από την αντίδραση του άλλου ατόμου, είτε λεκτική, είτε μη λεκτική, αν αυτό που επικοινωνήσαμε μαζί του ήταν κατανοητό.

Μπορούμε να κάνουμε κάτι για να καταλάβουμε αν γινόμαστε κατανοητοί;

Για να ελέγξουμε την ακρίβεια της επικοινωνίας μπορούμε να ρωτήσουμε το άλλο άτομο τι μας άκουσε να λέμε. Εάν αυτό που αναφέρει δεν ταιριάζει με αυτό που σκοπεύαμε να επικοινωνήσουμε, μπορούμε να διευκρινίσουμε πιο συγκεκριμένα εκ νέου το μήνυμά μας. Στη συνέχεια, μπορούμε να ελέγξουμε ξανά το τι άκουσε αυτή τη φορά.

Η διαδικασία αυτή αν και φαίνεται δύσκολη και χρονοβόρα, οδηγεί σε πιο σαφή και ακριβή επικοινωνία. Μερικές φορές αυτή η διαδικασία μπορεί να περάσει από δύο ή τρεις γύρους για να διασφαλίσει ότι ο ομιλητής και ο ακροατής βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

Είναι αδύνατον να μην υπάρχει η επικοινωνία:

Όλες οι ενέργειες που παίρνουμε, τόσο οι σκόπιμες, όσο και οι ακούσιες,  επικοινωνούν ορισμένα μηνύματα. Για παράδειγμα, οι λέξεις που χρησιμοποιούνται, είναι μόνο ένα μέρος της ευρύτερης διαδικασίας επικοινωνίας. Η επικοινωνία περιλαμβάνει και τη γλώσσα του σώματος, την έκφραση του προσώπου, τον τόνο και την ένταση της φωνής.

Η επικοινωνία έχει και περιεχόμενο και συναίσθημα:

Κάθε επικοινωνία αποτελείται από περιεχόμενο και συναίσθημα. Το περιεχόμενο συμπεριλαμβάνει τις λέξεις που χρησιμοποιούνται. Το συναίσθημα που συνδέεται με το περιεχόμενο εκφράζεται μέσω των μη λεκτικών ενδείξεων. Αυτές οι μη λεκτικές ενδείξεις είναι η γλώσσα του σώματος, οι χειρονομίες, η έκφραση του προσώπου και ο τόνος και η ένταση της φωνής.

Επομένως, όταν έρχονται σε αντίθεση το περιεχόμενο ενός μηνύματος και το συναίσθημα, δημιουργείται σύγχυση για τον ακροατή. Για παράδειγμα, όταν ένα άτομο λέει σε κάποιον «Δεν είμαι θυμωμένος» αλλά με δυνατή φωνή που μοιάζει θυμωμένη. Μια τέτοια επικοινωνία δεν μπορεί παρά να οδηγήσει σε κάποιο βαθμό σύγχυσης.

Η ηλεκτρονική επικοινωνία επίσης μπορεί να παρερμηνεύεται εύκολα ακριβώς επειδή οι λέξεις που χρησιμοποιούνται είναι απομονωμένες από όλα τα μη λεκτικά στοιχεία που παρέχουν βασικές πληροφορίες και διευκρινίσεις.

Συχνά τα μη λεκτικά στοιχεία είναι πιο πιστευτά από τα λεκτικά:

Κάθε φορά που υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ του περιεχομένου και του συναισθήματος που συνοδεύει ένα μήνυμα, ο ακροατής δίνει σχεδόν πάντα περισσότερο βάρος στο συναίσθημα.

Με άλλα λόγια, εάν οι λέξεις που χρησιμοποιεί κάποιος δεν ταιριάζουν με τον τόνο της φωνής του, την έκφραση του προσώπου, τη γλώσσα του σώματος του και άλλα μη λεκτικά στοιχεία, ο ακροατής θα δώσει μεγαλύτερη προσοχή και θα πιστέψει τη μη λεκτική συμπεριφορά.

Για παράδειγμα, αν κάποιος πει «Φαίνεσαι υπέροχος», αλλά ο τόνος της φωνής του είναι σαρκαστικός, τότε είναι πιθανό ο ακροατής να πιστέψει τα μη λεκτικά στοιχεία.

Επικοινωνώντας συνειδητά, θα βελτιωθεί η ποιότητα της επικοινωνίας σας καθιστώντας την πιο επιδέξια, αποτελεσματική και επιτυχημένη.